"프린트 비용 이렇게 줄였다"

기업을 운영하다 보면 갖가지 비용이 발생하게 되는데, 기업 입장에서는 이런 비용을 줄이기 위해 갖가지 방법을 동원합니다. 오늘은 컴퓨터를 이용하면서 다양한 자료를 프린트하게 되는데, 컴퓨터를 이용하면서 프린트를 할 때 생기는 비용을 줄이는 방법을 소개할까 합니다.

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<지난 21일, HP는 새로운 MPS를 소개했다. 기자들에게 큰 관심을 끌었다.>

기업 K는 지난 8월부터 HP가 개발한 MPS(Managed Printing Service)를 이용하기 시작했습니다. 이 기업도 본점과 각 지점에서 복사기, 복합기, 프린터, 팩스, 스캐너 등 출력과 관련한 기기들을 필요할 때 마다 제각각 구입해 사용하고 있었습니다. 또 장애처리, 각종 관리를 별도로 처리하고 있었습니다. 각 프로세스가 따로 운영되고 있었고 담당자도 달라, 출력과 관련한 비용이나 효과 측정은 전무한 실정이었습니다. 특히 여러가지 모델의 출력 기기를 혼재해 사용하다 보니 장비뿐만 아니라 잉크, 드럼 등 소모품에 대한 관리가 쉽지 않았습니다. 또 소모품이 공급되지 않아 업무가 중단되는 경우가 종종 있었습니다. 이런 문제는 이 기업만의 경험이 아닐 것입니다. 많은 기업이 각종 출력기를 사용할 때 생기는 비용이 적지 않은 부담일 것입니다.

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이 K기업은 HP의 통합출력관리서비스 MPS에서 해답을 찾았습니다. MPS는 하드웨어와 소프트웨어, 서비스까지 통합된 솔루션으로 좀 더 간편하고 효율적인 출력 환경을 평가, 설계, 관리할 수 있도록 해주는 토털 아웃소싱 서비스입니다. 말이 약간 어렵죠. 쉽게 설명하면 이렇습니다. 기업에 컴퓨터가 모두 10대가 있다고 가정해 보겠습니다. HP가 MPS를 통해 기업의 출력 환경을 평가하고 기업의 요구에 맞게 출력 기기의 규모를 조정해 줍니다. 이런 식으로 기업의 TCO(Total Cost Ownership)를 줄이고  기업의 생산성과 출력 관리 효율성을 한층 높일 수 있도록 해줍니다. 불필요한 복합기를 줄이고 직원이 직접 관리하던 소모품을 HP가 직접 관리해 줍니다. 특히 소모품이 언제쯤  보충이 필요하다는 것도 미리 알려 줍니다. 비용뿐만 아니라, 시간, 인력을 크게 줄일 수 있다는 것이 HP측의 설명입니다.

지난 8월 MPS 도입을 결정한 K 기업은 출력기기의 납품,설치,유지보수, 소모품  공급 등 전반적인 운영을 MPS에 따르기로 했습니다.  결국 사무기를 860대에서 380대로 줄일 수 있었습니다. 유지비용도 15%~25% 절감할 수 있을 것으로 기대하고 있습니다.

이 기업 IT 매니저는 이렇게 말하더군요. "기존에는 프린팅 기기의 도입, 소모품 관리, 유지보수와 장애 처리 등의 프로세스가 각각 분리돼 이뤄졌고 담당자도 모두 달라 번거로웠지만  이제는 이 모든 서비스를 한꺼번에 처리할 수 있게 돼 출력 환경이 크게 개선됐다. 업무의 효율성이 향상됐음은 물론, 출력과 관련한 모든 스트레스에서 해방됐다,"

HP 이미징 프린팅 그룹장 조태원 부사장은 "통합관리 솔루션과 결합된 네트워크 기반 디지털복합기 시장의 최근 성장과 함께 마케팅 제작물의 사내 제작, 그래픽 및 맞춤형 출력물 등의 비즈니스 환경 변화에 맞게 기업 프린팅 시장은 더욱 성장할 전망이다"라고 밝히고 "특히 비용절감 및 업무효율 개선을 위한 통합출력관리서비스 트렌드는 금융권과 사업장이 지방에 산재된 기업을 중심으로 빠르게 확산돼 3년 내에 국내 대기업의 70% 이상이 도입하거나 도입을 검토할 것으로 기대한다"고 밝혔습니다.