서울시가 물품 구매·회계·용역 등 아파트 단지의 모든 문서를 전자 보관한다는 방침을 세웠습니다.
전자화를 통해 아파트 단지의 각종 문서가 외부에 투명하게 공개되면 비리 근절에도 도움이 될 것으로 서울시는 보고 있습니다.
이에 따라, '전자결재 문서행정서비스'를 시범 운영할 아파트 단지와 서비스 운영 업체를 공개 모집한다고 오늘(8일) 밝혔습니다.
일단 올해 2곳의 아파트 단지에서 문서 전자화를 시범 운영해보고 점진적으로 서울시 내 모든 아파트 단지로 확대할 계획입니다.
지금은 대부분의 아파트 단지에서 관리에 필요한 문서를 관리소장 등이 수기로 결재한 뒤 종이 형태로 창고에 보관되다 보니, 주민이 정보공개를 요청할 경우 문서를 찾는 데 시간이 오래 걸리고, 아예 분실되는 경우도 있어 주민 사이 갈등과 분쟁의 원인이 됐습니다.
관리사무소 직원의 이직이 잦은 상황에서 서류 인수인계가 원활하지 않아 업무에 어려움을 겪는 사례도 많았습니다.
하지만, 각 아파트 단지는 비용 때문에, 모든 문서를 외부에 공개해야 한다는 데 대한 부담감으로 전자문서 관리시스템을 만들지 못했습니다.
서울시는 우선 클라우드 기반으로 문서 전자결재 시스템을 구축해 관리 비용과 서버 구매 및 설치, 업데이트 비용을 줄이기로 했습니다.
문서 전자화를 시범 운영하는 아파트 단지에는 시스템 운영비용을 시가 전액 지원합니다.
아파트 단지의 반발을 고려해 전자문서 외부 공개는 점진적으로 추진한다는 방침도 세웠습니다.
서울시는 시범 단지의 전자결재 시스템 운영 상황을 보아가면서 서울시 내 전체 아파트로 문서 전자화를 확대한다는 계획입니다.